加入收藏 设为首页

首页 > 工作简报

西华师范大学档案馆普通档案服务流程


一、 毕业生成绩和学籍、学位档案查询

可查询、办理校友在校期间学习成绩;招生录取名册;学籍证明;学位材料相关证明;成人教育学生招生录取名册;成人教育校友在校期间成绩。因毕业证和学位证遗失,需办理毕业证明书和学位证明书的,可在档案馆查询、办理学籍、学位相关证明以后,再到学校教务处等部门办理毕业证明书和学位证明书。

1.本人办理: 需持本人有效身份证原件(备注:1)或国际通用有效证件(例如:护照、永久居留证明等等<下同>),到档案馆综合档案室查询,由综合档案室出据有经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由查询人、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

2.他人代办: 代办人需持有效身份证原件和被代办人的委托书原件及身份证或国际通用有效证件的复印件,到档案馆综合档案室查询,由综合档案室出据有经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由代办人、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

3.在为毕业生出具成绩证明时,分两种情况处理:

1) 归档成绩单是四川师范学院及以前时期的班级合页式成绩单,就严格按照《西华师范大学毕业生成绩查询单》格式,进行录入并认真仔细核对后,打印有经办人签字、盖章的《西华师范大学毕业生成绩查询单》装入成绩查询专用密封袋,交予查询人,并将此件的电子版发至 Archives@cwnu.edu.cn电子存档。

2)归档成绩单是西华师范大学的个人成绩单,就直接复印原件后,由经办人签字、盖章,装入成绩查询专用密封袋,交予查询人;

二、学生成绩翻译

可办理本、专科校友成绩,成人教育校友成绩的英文翻译。

1.本人办理:持本人有效身份证原件或国际通用有效证件,到档案馆综合档案室查询中文成绩,由综合档案室出据有经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由查询人、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

2.他人代办:代办人需持有效身份证原件和被代办人的委托书原件及身份证或国际通用有效证件的复印件,到档案馆综合档案室查询中文成绩,由综合档案室出据有经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由代办人、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

3.到档案馆办公室办理翻译,并由查询人(代办人)、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案。

三、学生证书翻译

可办理专科、本科毕业证和学位证的英文翻译。

1.本人办理:持本人毕业证、学位证原件,到档案馆综合档案室核查相关证书编号,由综合档案室出据有经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由查询人、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

2.他人代办:代办人需持有效身份证原件和被代办人的毕业证、学位证、委托书原件及身份证或国际通用有效证件的复印件,到档案馆综合档案室核查证书编号,由综合档案室出据有

经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由查询人(代办人)、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

3.到档案馆办公室办理翻译,并由查询人(代办人)、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

(如毕业证书、学位证书遗失,请按照本流程第一条办理)

四、用人单位核查学籍、学历、学位档案

1.持单位介绍信、查询人身份证原件以及被查人的学历证书复印件,到档案馆综合档案室核查后,由综合档案室出据有经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由查询人、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案;

五、校发文件、各部、处形成文件查询、借阅(备注:2

1.提出书面申请;

2.所在单位负责人签署意见并盖章;

3.持个人有效身份证件原件,到档案馆综合档案室查询,由综合档案室出据有经办人签字、盖章的相关材料复印件,再由查询人、经办人在《档案查询利用登记》册上签章登记备案。

六、针对<教育部学位与研究生教育发展中心><四川省教育厅学历认证中心>进行的学位、学历认证协查工作,以及所有需用档案馆名义开展的对公业务,均需报档案馆相关领导批示,再由档案馆办公室做好相关登记工作并与综合档案室共同办理,作为业务部门的综合档案室应积极发挥库藏优势,认真完成各类对公业务的查询工作。

七、服务监督

馆长电话:138 9079 9693; 138 0827 9016 

馆长邮箱:Archives@cwnu.edu.cn

                              

备注1:  如果现在持有的有效身份证姓名、号码与在校就读时登记的不一致,查询人需到户籍所在地的公安机关出据相关证明文件,档案馆方可办理查询业务,但档案馆只出据由经办人签字、盖章的原始档案材料的复印件。

备注2 : 档案馆馆藏档案原则上不对外借阅。如因工作需要外借,应由档案借阅单位提报书面申请,并经过档案借阅单位的分管校领导签字后,交档案馆馆长签章再由所在科室依据本服务流程办理。

微信扫描分享

电脑站 手机站
网站管理登录 技术支持:博优科技