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西华师范大学档案管理办法(细则)

第一章     

      第一条 为了加强学校的档案管理工作,提高管理水平,使其更好的为学校和社会服务,学校根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部、国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》等法律、法规文件,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条 学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属学校档案。

第三条 学校档案工作是学校工作的组成部分,是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第四条 学校档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。


第二章 领导体制和机构设置


第五条 学校档案工作在国家教育部、四川省教育厅、四川省档案局领导下开展工作,同时接受南充市档案局的指导、监督与检查。

第六条 学校校长主管档案工作,副校长分管档案工作。设立档案馆,下设办公室,综合档案科等科室。

第七条 学校档案馆是国家档案事业组织系统的基层组织,是主管学校档案工作的职能部门,其任务如下:

(一) 贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全各项规章制度;

(二) 负责统一管理本校的档案,对各单位(部门)的档案工作进行监督和指导;

(三) 对本校文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导;

(四) 负责收集、征集、整理、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料;

(五) 负责编研档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

(六) 开展档案的开放和利用工作;

(七) 负责培训专(兼)职档案工作人员;

(八) 开展档案宣传工作和利用教育工作;

(九) 参加档案工作协会、学术研究和交流活动。

第八条 对于某些特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,设立分室管理,其业务受档案馆和业务主管部门双重领导。

第九条 学校各部、处、院、所等部门(以下简称各部门),有一名负责人分管本部门的档案工作,并确定一名(相对稳定的)兼职档案工作人员具体承办。


第三章 档案工作人员


第十条 学校档案馆设馆长一名,副馆长一至二名,办公室主任,综合档案科科长各一名,并配备政治上可靠、具有大专以上学历和一定专业知识、年龄结构合理、数量充足、相对稳定的档案干部。

第十一条 档案干部要努力学习,不断提高政治思想素质,坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针、政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备专业知识和一定的科学文化知识。

第十二条 学校档案工作人员,属专业技术人员,实行专业技术职务聘任制和职级制。


第四章 经费 库房和设备


第十三条 学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。各部门应对于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十四条 学校必须为档案馆提供专用的、符合管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案,应有专门库房和设施。

第十五条 学校有计划地为档案馆配置复印机、计算机、扫描仪、录音录象机、照相机、空调等设备,逐步实现档案数字化管理。


第五章 文件材料的收集、整理、归档和移交工作

  

第十六条 学校建立和完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十七条 学校逐步做到各项工作与档案工作实行“三纳入”“四同步”管理,即纳入学校计划、规划,纳入管理制度,纳入有关人员职责范围;布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。


第十八条 学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案馆的人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第十九条 学校在教学、科研、管理各项工作活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料以及上级规定可收集、征集、捐赠的其它文件材料,均属收集、归档范围(具体按《普通高等学校档案管理办法》执行)。

第二十条 档案必须按全宗整理。做好全宗内档案的分类。

第二十一条 立卷 归档 分工

(一) 全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余的按职能部门分工负责相应的门类立卷归档。

(二) 立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门向他们集中或靠拢。

第二十二条 案卷的质量要求

(一) 各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

(二) 卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备。

(三) 归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准要求。

(四) 卷内文件排列、档案标题、保管价值按有关规范和标准执行。

第二十三条 归档时间和手续

(一)    党政部门和能够按年度归档的部门,应该在次年六月底以前归档。

(二)    教学部门和能够按教学年度归档的部门,应该在次年寒假前归档。

(三)    科研、基建项目和专题性,成套性档案,在项目完成通过鉴定验收

后三个月内归档。

(四)  随时接收上级规定应接受的档案。

(五)  接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、

卷内文件页数等,交接双方要签名盖章。

第二十四条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向学校档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可通过征集,代管等形式进行管理。





第六章 档案管理


第二十五条 档案馆按《高等学校档案实体分类法》以全宗为单位进行分类、排列、编目。


第二十六条 档案库房的技术管理工作,应有专人负责,建立和健全有关规章制度。

第二十七条 档案库房坚固,并有防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第二十八条 档案馆应对档案的安全定期进行检查,记录在案,发现问题,及时解决。对破损、褪变档案应及时修复或复制。

第二十九条 档案馆会同相关部门对已满期的档案进行鉴定,销毁。

第三十条 档案馆应建立健全统计台帐,掌握馆内有关情况、数据,按上级要求及时统计、报送各种报表。

第三十一条 档案馆应纳入学校信息化平台,采用先进技术设备,逐步实现档案管理的科学化、现代化。


第七章 档案的利用


第三十二条 档案人员应熟悉馆藏,主动提供利用,服务于学校的教学、科研工作。

第三十三条 档案馆应建立健全档案的借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

第三十四条 档案馆必须编制必要的检索工具,编辑档案文件汇编和各种参考资料,为学校各项工作服务。

第三十五条 档案馆应采取多种形式,积极开展档案宣传工作。

第三十六条 利用本部门、个人形式、移交、捐赠、寄存的档案和上级机关为工作查考利用档案,应提供服务。

第三十七条 对档案馆职责外的档案工作和其他为落实房、地、财产、债务、债权、学历、工龄和解决纠纷、生产建设或进行其他盈利性、商业性活动以及进行汇编出版等有经济收益的一切机关和个人利用档案均按上级规定收费。





第八章 考核 奖励和处罚


第三十八条 学校建立档案工作检查、考核和评估制度,每年由学校主管档案工作领导布置,由档案馆具体组织对学校各单位档案工作进行检查考核,主要从归档单位重视程度、案卷质量合格率和立卷归档完整性及时性三方面进行检查考核。

第三十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,给予表彰和奖励:

(一)    在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)    在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)    在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)    将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的;

(五)    同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其

他直接负责人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)    玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)    违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)    涂改、伪造档案的;

(四)    擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)    不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)    其他违反档案法律法规的行为。


第九章  


第四十一条 本办法由学校档案馆负责解释。

第四十二条 本办法自发布之日起施行。原四川师范学院《档案工作办法》(细则)

(院办字[1995]4号)同时废止。

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